Распоряжение Администрации г.о. Саранск от 10.09.2013 N 84-р <Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации городского округа Саранск>

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА САРАНСК

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 10 сентября 2013 г. № 84-р

1. В соответствии с Постановлением Правительства Республики Мордовия от 03 октября 2011 г. № 366 "Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах" и ст. 35 Устава городского округа Саранск, утвержденного Решением Саранского городского Совета депутатов от 23 декабря 2005 г. № 177, утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству.

2. Признать утратившим силу распоряжение Главы Администрации городского округа Саранск от 07 апреля 2009 г. № 50-р "Об оформлении документов в Администрации городского округа Саранск".

3. Руководителям структурных подразделений Администрации городского округа Саранск в трехдневный срок ознакомить с настоящим распоряжением муниципальных служащих соответствующих управлений (отделов).

4. Контроль за исполнение настоящего распоряжения возложить на Заместителя Главы Администрации - Руководителя Аппарата Администрации городского округа Саранск.

Глава Администрации
городского округа Саранск
П.Н.ТУЛТАЕВ




Утверждена
Распоряжением Администрации
городского округа Саранск
от 10 сентября 2013 г. № 84-р

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

I. Общие положения

1.1 Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) разработана с целью совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности, устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности Администрации городского округа Саранск (далее Администрация).
Требования настоящей Инструкции обязательны для исполнения всеми сотрудниками Администрации.
Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.2. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.3. Настоящая Инструкция разработана с учетом:
- ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";
- Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 (с изменениями от 7 сентября 2011 г. № 751);
- Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия, утвержденных постановлением Правительства Республики Мордовия от 3 октября 2011 г. № 366 (с изменениями от 23 января 2012 г. № 11);
- Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76.
1.4. Устава городского округа Саранск, регламента работы Администрации.
1.5. В инструкции используются следующие основные понятия:
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.
"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
"официальный документ" - документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;
"электронный документ" - документ, в котором информация представлено-цифровой форме;
"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
"оформление документа" - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"заверенная копия" - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Администрации;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Администрации;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
"сканирование документа" - получение электронного образа документа;
Иные понятия, используемые в настоящей инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами возлагаются на начальника Канцелярии Администрации (далее - ответственный за делопроизводство). Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются Заместителем Главы Администрации - Руководителем Аппарата Администрации городского округа Саранск (далее - Заместитель Главы Администрации - Руководитель Аппарата).
1.7. Работники Администрации несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов.
1.8. Передача служебных документов, их копий, а также сведений, содержащихся в них, руководителям и должностным лицам других учреждений, организаций осуществляется по решению руководства Администрации.
1.9. При уходе в отпуск, отъезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передавать все находящиеся у них документы по указанию руководителя другому работнику. При увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.
1.10. В обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния документов и дел:
- при перемещении дел и их возврате;
- при смене руководителя Администрации;
- при реорганизации и ликвидации Администрации.
1.11. В случае утраты документа, об этом немедленно докладывается Заместителю Главы Администрации - Руководителю Аппарата, сообщается сотруднику, ответственному за делопроизводство, принимаются оперативные меры к поиску документа.
По факту утраты документа проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке, согласно Кодексу Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ (КоАП РФ).
1.12. Документы и дела должны храниться в условиях, обеспечивающих их сохранность.

II. Документирование управленческой деятельности

2.1. Бланки служебных документов

2.1.1. Бланки служебных документов имеют установленный состав реквизитов, стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение № 1).
2.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов.
Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
Бланки должны иметь поля (не менее): левое - 20 мм; правое - 10 мм; верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.
2.1.3. Документы печатаются шрифтом Times New Roman, размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13 или 14 через 1 - 2 интервала.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы.
2.1.4. Применяются следующие виды бланков:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа (постановления, распоряжения и т.д.).
Общий бланк (приложение 2) используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
2.1.5. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. При подготовке документов используются электронные шаблоны бланков. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов утверждаются Заместителем Главы Администрации - Руководителем Аппарата. Образцы бланков включаются в Инструкцию по делопроизводству в качестве приложения.

2.2. Оформление реквизитов
в процессе подготовки документов

2.2.1. Документ имеет юридическую силу при наличии обязательных реквизитов.
В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами.
2.2.2. Герб Администрации городского округа Саранск.
Изображение герба Администрации городского округа Саранск помещается на бланках документов в соответствии с Уставом городского округа Саранск, утвержденным решением Саранского городского Совета депутатов от 23 декабря 2005 г. № 177.
2.2.3. Наименование организации.
Наименование организации указывается в точном соответствии с Уставом городского округа Саранск, утвержденным решением Саранского городского Совета депутатов от 23 декабря 2005 г. № 177. Под наименованием организации указывают в скобках ее сокращенное наименование.
2.2.4. Должность лица - автора документа
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках документов должностных лиц.
2.2.5. Справочные данные об организации.
Справочные данные включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, адрес электронной почты).
2.2.6. Вид документа.
Наименование вида документа, создаваемого в организации, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
2.2.7. Место составления (издания документа)
На бланках документов указывается место составления документов, за исключением писем.
2.2.8. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата его утверждения руководством.
Дата документа оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. Элементы даты, обозначенные арабскими цифрами, приводятся в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год.
День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 мая 2013 года следует оформлять: "05.05.2013".
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2013 г.
Дата документа проставляется лицом, регистрирующим документ.
Дата документа указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовится на бланке. Если документ готовится не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.
На документах, составленных совместно двумя и более организациями, указывается единая дата (самая поздняя).
2.2.9. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа.
Регистрационный номер может дополняться индексом дела по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или знаком тире.
2.2.10. Ссылка на исходящий номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает номер и дату документа, на который дается ответ.
Например: На № 108 от 08.10.2009; на № 6/74 от 15 марта 2009 года.
2.2.11. Адресат.
Документы адресуют в организации, структурные подразделения или конкретному должностному лицу.
Наименование организации, структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Министерство
социальной защиты населения
Республики Мордовия

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресуется документ, его фамилия указываются в дательном падеже, например:

Министру
социальной защиты населения
Республики Мордовия
И.В.Князькову

При адресовании документа нескольким однородным организациям их названия указываются обобщенно, например:

Руководителям исполнительных
органов государственной власти
Республики Мордовия

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Совельеву И.В.
ул. Победы, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский район,
Тульская область, 301264

Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, или выравниваются по левому краю. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Министерство печати и информации
Республики Мордовия

Советская ул., д. 22, Саранск, 430005

2.2.12. Наименование (либо аннотация) документа
Наименование документа - это краткое изложение содержания документа. Заголовок к тексту должен быть максимально кратким, точно передавать смысл документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа, составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема.
Может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), например:
Приказ (о чем?) - о создании аттестационной комиссии.
Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.
2.2.13.