Распоряжение Администрации г.о. Саранск от 13.03.2013 N 25-р "Об утверждении Положения об Архивной службе Администрации городского округа Саранск и должностных инструкций начальника и главного специалиста Архивной службы Администрации городского округа Саранск"
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА САРАНСК
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 13 марта 2013 г. № 25-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОЙ СЛУЖБЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА САРАНСК И ДОЛЖНОСТНЫХ
ИНСТРУКЦИЙ НАЧАЛЬНИКА И ГЛАВНОГО СПЕЦИАЛИСТА АРХИВНОЙ
СЛУЖБЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА САРАНСК
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжения Администрации г.о. Саранск
от 15.04.2015 № 42-р)
В соответствии с Федеральным законом от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Законом Республики Мордовия от 8 июня 2007 г. № 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Уставом городского округа Саранск:
1. Утвердить прилагаемое Положение об Архивной службе Администрации городского округа Саранск.
2. Утвердить прилагаемые должностные инструкции Начальника и главного специалиста Архивной службы Администрации городского округа Саранск.
3. Признать утратившим силу распоряжение Главы Администрации городского округа Саранск от 05 октября 2009 г. № 188-р "Об утверждении Положения об Архивной службе Администрации городского округа Саранск и должностной инструкции начальника Архивной службы Администрации городского округа Саранск".
4. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.
Глава Администрации
городского округа Саранск
П.Н.ТУЛТАЕВ
Утверждено
распоряжением Администрации
городского округа Саранск
от 13 марта 2013 г. № 25-р
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОЙ СЛУЖБЕ АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА САРАНСК
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжения Администрации г.о. Саранск
от 15.04.2015 № 42-р)
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Архивная служба Администрации городского округа Саранск (далее именуется - Архивная служба) является структурным подразделением Администрации городского округа Саранск (далее - Администрация).
2. В своей деятельности Архивная служба руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 02 марта 2007 г. № 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 "Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук", Конституцией Республики Мордовия, Законом Республики Мордовия от 03.02.2005 № 10-З "Об Архивном деле в Республике Мордовия", Законом Республики Мордовия от 08.10.2007 № 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Законом Республики Мордовия от 30.10.2008 № 102-З "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Мордовия", правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, решениями органов местного самоуправления городского округа Саранск, а также настоящим Положением.
3. Положение об Архивной службе, а также вносимые в него изменения и дополнения утверждаются распоряжением Администрации городского округа Саранск.
4. Работники Архивной службы являются муниципальными служащими, на них распространяются гарантии правовой и социальной защиты муниципальных служащих, установленные законодательством Российской Федерации, Республики Мордовия о муниципальной службе, Уставом городского округа Саранск, а также решениями органов местного самоуправления городского округа Саранск.
5. Архивная служба Администрации городского округа Саранск имеет свою печать и бланк
(п. 5 в ред. распоряжения Администрации г.о. Саранск от 15.04.2015 № 42-р)
6. Архивная служба содержится за счет средств бюджета городского округа Саранск.
II. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ
7. Основными задачами Архивной службы являются:
комплектование архива документами, образовавшимися в процессе деятельности структурных подразделений Администрации и других источников комплектования архива;
учет и обеспечение сохранности документов;
создание научно-справочного аппарата к документам архива;
использование хранящихся в архиве документов;
подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральным архивным агентством и Республиканской архивной службой Республики Мордовия;
осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве Администрации;
недопущение несанкционированного копирования документов, утечки документной информации, а также ее искажения, подделки, уничтожения, блокирования, модификации;
предотвращение необоснованного отказа в доступе к открытым документам и документной информации, а также их сокрытия;
недопущение нарушений нормативных требований обработки первичной документной информации при создании вторичной;
предотвращение нарушений правил хранения, обработки, копирования, защиты документов и документной информации, а также сбоев программного обеспечения информационно-поисковых систем архива, нарушений персоналом производственной дисциплины, профессиональных этических норм;
предохранение хранилища архива от физических и иных воздействий.
8. Архивная служба Администрации городского округа Саранск в пределах компетенции, установленной настоящим положением осуществляет выполнение следующих функций:
составление и ведение списка структурных подразделений и организаций, являющихся источниками комплектования Архивной службы;
прием упорядоченных документов структурных подразделений Администрации и других источников комплектования архива;
обеспечение сохранности принятых на хранение документов;
фондирование принятых на хранение документов;
проведение проверки наличия, состояния архивных дел, экспертизы ценности документов;
осуществление учета принятых на хранение документов;
создание, совершенствование научно-справочного аппарата к имеющимся на хранении документам;
создание электронной базы данных по нормативно-правовым актам Администрации г. Саранска (Администрации городского округа Саранск);
организация и проведение совместно с экспертной комиссией Администрации экспертизы ценности документов и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
проведение работы по установлению местонахождения не принятых документов и информирование заинтересованных организаций, граждан;
оказание методической помощи, консультаций структурным подразделениям, муниципальным (казенным) учреждениям городского округа Саранск по вопросам сохранности, комплектования, организации учета документов;
осуществление совместно с канцелярией проверки и контроля правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях Администрации;
участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и канцелярии;
оказание консультационных услуг гражданам и юридическим лицам по вопросам выдачи дубликатов, архивных справок, копий, выписок по документам, находящимся на хранении в Архивной службе;
представление периодической информации Главе Администрации городского округа Саранск согласно утвержденному реестру;
представление ежемесячно и ежегодно отчетной документации, информации и сведений Республиканской архивной службе Республики Мордовия;
ежегодное представление в государственный архив паспорта архива согласно установленной форме;
представление необходимой информации и документов для проверок, проводимых Управлением Пенсионного фонда Российской Федерации в городском округе Саранск Республики Мордовия, Республиканской архивной службе Республики Мордовия;
соблюдение установленного порядка доступа к документам;
соблюдение требований по ведению делопроизводства в архиве в соответствии с инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел;
изготовление и выдача в установленном порядке структурным подразделениям, гражданам и юридическим лицам дубликатов, справок, заверенных копий архивных документов;
осуществление иных функций, установленных законодательством и решениями органов местного самоуправления городского округа Саранск.
III. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ
9. Архивная служба для осуществления своих функций имеет право:
запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений Администрации городского округа Саранск, органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц и граждан необходимые для осуществления своих функций сведения, документы и иные письменные материалы;
вносить на рассмотрение органов государственной власти и органов местного самоуправления, а также иных юридических лиц, предложения по вопросам архивной деятельности и вопросам делопроизводства;
требовать от структурных подразделений Администрации своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
использовать в установленном порядке для реализации своих функций информационные, документальные, правовые и иные материально-технические средства Администрации городского округа Саранск и ее структурных подразделений;
осуществлять контроль за организациями - источниками комплектования Архивной службы по вопросам соблюдения правил работы с документами;
разрабатывать инструкции и иные виды документов по вопросам архивного дела;
участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральным архивным агентством, Республиканской архивной службой Республики Мордовия, государственным архивом, по вопросам архивного дела;
привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов, консультантов специалистов Республиканской архивной службы Республики Мордовия;
выполнять иные права, установленные законодательством и решениями органов местного самоуправления городского округа Саранск.
IV. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ
10. Структура Архивной службы, штатное расписание утверждаются Главой Администрации городского округа Саранск по представлению Заместителя Главы Администрации - Руководителя Аппарата Администрации городского округа Саранск.
11. Руководство (организация работы и контроль) Архивной службой осуществляют:
- общее - Глава Администрации городского округа Саранск;
- оперативное - Заместитель Главы Администрации - Руководитель Аппарата Администрации городского округа Саранск;
- непосредственное - начальник Архивной службы.
12. Начальник Архивной службы назначается на должность и освобождается от должности Главой Администрации городского округа Саранск в установленном законодательством порядке.
13. На должность начальника Архивной службы назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование и стаж муниципальной службы не менее 3 лет или стаж (опыт) работы по специальности не менее 4 лет.
14. Для осуществления своих полномочий Начальник Архивной службы обязан иметь следующие профессиональные знания и навыки, необходимые для исполнения должностных обязанностей:
знание Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Конституции Республики Мордовия, законов Республики Мордовия, указов Главы Республики Мордовия, постановлений Правительства Республики Мордовия - в рамках компетенции органов местного самоуправления, нормативных правовых актов соответствующего муниципального образования, основ организации прохождения муниципальной службы, служебного распорядка органа местного самоуправления, порядка работы со служебной информацией и документами, составляющими государственную тайну (при наличии допуска к государственной тайне), правил деловой этики и требований служебного поведения, основ делопроизводства;
навыки оперативного принятия и реализации управленческих решений, организации и обеспечения выполнения задач, ведения деловых переговоров, публичного выступления, анализа и прогнозирования, грамотного учета мнения коллег, организация работы по эффективному взаимодействию с государственными органами и органами местного самоуправления, эффективного планирования рабочего времени, владения компьютерной и другой оргтехникой, владения необходимым программным обеспечением, систематического повышения своей квалификации, эффективного сотрудничества с коллегами, систематизации и анализа информации, работы со служебными документами и документами, составляющими государственную тайну (при наличии допуска к государственной тайне), адаптации к новой ситуации и принятии новых подходов в решении поставленных задач, квалифицированной работы с гражданами.
15. Начальник Архивной службы обеспечивает выполнение возложенных на Архивную службу задач и функций;
представляет интересы службы во взаимоотношениях с органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами и гражданами;
представляет Главе Администрации городского округа Саранск предложения по вопросам деятельности Архивной службы;
подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции;
осуществляет взаимодействие с муниципальными предприятиями и учреждениями, а также с иными организациями по содержанию в надлежащем состоянии жилищного фонда, элементов благоустройства на закрепленной территории, проводит непосредственную работу с населением данной территории по разрешению жалоб и предложений;
не разглашает служебную информацию (тайну), а также ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей сведения, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан;
уведомляет в письменной форме своего непосредственного начальника о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и принимает меры по предотвращению подобного конфликта;
осуществляет иные полномочия, установленные законодательством и решениями органов местного самоуправления городского округа Саранск.
16. Работники Архивной службы в своей деятельности руководствуются законодательством Российской Федерации, Республики Мордовия, решениями Совета депутатов городского округа Саранск, а также иными правовыми актами органов местного самоуправления.
17. Архивная служба Администрации городского округа Саранск отчитывается о своей деятельности перед Главой Администрации городского округа Саранск, Заместителем Главы Администрации - Руководителем Аппарата Администрации городского округа Саранск.
18. Внесение изменений и дополнений в настоящее Положение, реорганизация или упразднение Архивной службы производится в установленном порядке.
Утверждена
распоряжением Администрации
городского округа Саранск
от 13 марта 2013 г. № 25-р
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
НАЧАЛЬНИКА АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА САРАНСК
Настоящая должностная инструкция является документом, регулирующим деятельность начальника Архивной службы Администрации городского округа Саранск.
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Начальник Архивной службы Администрации городского округа Саранск (далее также - Начальник Архивной службы) является муниципальным служащим городского округа Саранск.
2. Начальник Архивной службы при осуществлении своих полномочий руководствуется:
Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 02 марта 2007 г. № 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 "Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук", Конституцией Республики Мордовия, Законом Республики Мордовия от 03.02.2005 № 10-З "Об Архивном деле в Республике Мордовия", Законом Республики Мордовия от 08.10.2007 № 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Законом Республики Мордовия от 30.10.2008 № 102-З "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Мордовия", правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, решениями органов местного самоуправления городского округа Саранск, а также настоящей должностной инструкцией.
3. Работодателем начальника Архивной службы является Администрация городского округа Саранск.
Назначение начальника Архивной службы и освобождение его от должности осуществляется в установленном законодательством и органами местного самоуправления порядке.
4. Начальник Архивной службы в своей деятельности подчиняется непосредственно заместителю Главы Администрации - Руководителю Аппарата Администрации городского округа Саранск, а также Главе Администрации городского округа Саранск.
5. На должность начальника Архивной службы назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование и стаж муниципальной службы не менее 3 лет или стажа (опыта) работы по специальности не менее 4 лет.
II. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ, ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ
НАЧАЛЬНИКА АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ
6. Основной задачей деятельности начальника Архивной службы является обеспечение в пределах своей компетенции деятельности Администрации городского округа Саранск в области архивного дела.
7. Полномочия начальника Архивной службы:
1) представляет в установленном порядке интересы Администрации городского округа Саранск в области архивного дела;
2) осуществляет общее руководство работой Архивной службы;
3) представляет Главе Администрации городского округа Саранск предложения по вопросам деятельности Архивной службы;
4) разрабатывает Положения об Архивной службе, должностные инструкции начальника и специалистов Архивной службы и представляет их на утверждение Главе Администрации;
5) составляет номенклатуры дел Архивной службы;
6) решает административно-хозяйственные вопросы, касающиеся деятельности Архивной службы;
7) планирует и составляет отчеты о деятельности архива по работе с обращениями физических и юридических лиц;
8) представляет в Республиканскую архивную службу Республики Мордовия:
ежемесячно - информацию о количестве исполненных запросов;
ежегодно - паспорт архива согласно установленной форме;
9) составляет и ведет список источников комплектования архива;
10) осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документальных материалов;
11) обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности документов;
12) руководит работой и составляет описи дел для передачи документов в государственный архив, составляет акты об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли;
13) участвует в создании электронной базы данных по правовым актам Администрации городского округа Саранск;
14) организует работу по отбору архивных документов для проведения работ по дезинфекции, реставрации, переплету;
15) участвует в проведении обучения муниципальных служащих по вопросам организации и ведения делопроизводства;
16) оказывает методическую помощь структурным подразделениям Администрации городского округа Саранск, представителям муниципальных (казенных) учреждений, предприятий о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив;
17) предъявляет архивные материалы представителям правоохранительных органов, управления Пенсионного фонда Российской Федерации в городском округе Саранск Республики Мордовия для проверки законности выдачи архивных справок, копий (дубликатов) архивных документов;
18) рассматривает заявления и обращения граждан и юридических лиц по вопросам социально-правового характера;
19) готовит дубликаты разрешений на строительство гаражей, пристроек к индивидуальным домам; свидетельств о праве собственности на землю;
20) готовит и заверяет архивные справки, выписки, копии архивных документов;
21) утверждает акты приема-передачи дел на хранение в Архивную службу;
22) выполняет иные функции в соответствии с законодательством и решениями органов местного самоуправления.
8. Для осуществления своих полномочий начальник Архивной службы обязан
1) соблюдать законодательство, Устав городского округа Саранск, правовые акты органов местного самоуправления и настоящую должностную инструкцию, а также исполнять в пределах своей компетенции правовые акты и указания (поручения) должностных лиц Администрации, в подчинении которых он находится;
2) добросовестно исполнять свои полномочия и принимать все необходимые и возможные меры для их реализации;
3) поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих полномочий;
4) уведомлять в письменной форме своего непосредственного начальника о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и принимать меры по предотвращению подобного конфликта;
5) выполнять в пределах своих полномочий иные обязанности, предусмотренные для муниципальных служащих законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления.
9. Для достижения поставленных перед ним задач начальник Архивной службы имеет право в установленном порядке:
1) запрашивать от органов государственной власти и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных граждан и юридических лиц информацию, документы и материалы, необходимые для осуществления своих полномочий;
2) взаимодействовать с целью исполнения своих полномочий с гражданами и юридическими лицами независимо от форм собственности и организационно-правовых форм;
3) осуществлять подготовку предложений (проектов правовых актов, письменных документов и т.д.) по вопросам, отнесенным к его компетенции;
4) использовать для реализации своих полномочий информационные, документальные, правовые и иные материально-технические средства Администрации городского округа Саранск;
5) принимать участие в мероприятиях, проводимых Администрацией городского округа Саранск;
6) иметь иные права, предусмотренные для муниципальных служащих законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления.
10. В случае противоречия между собой правовых актов, поручений лиц, указанных в настоящей должностной инструкции, они исполняются начальником Архивной службы в следующем порядке: Главы Администрации городского округа Саранск - в первую очередь; Заместителя Главы Администрации - Руководителя Аппарата администрации городского округа Саранск - во вторую очередь; иных должностных лиц и специалистов Администрации городского округа Саранск - в третью очередь.
Указанные правовые акты и поручения исполняются начальником при условии, что они не противоречат законодательству, Уставу городского округа Саранск, решениям органов местного самоуправления и настоящей должностной инструкции.
III. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ НАЧАЛЬНИКА АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ
11. Начальник Архивной службы несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей, допущенные по его вине, в том числе:
допущение ошибки (нарушения, несоответствия и т.д.) в содержании документа Администрации городского округа Саранск;
наступление или угроза наступления неблагоприятных последствий в результате принятия подготовленного им документа Администрации городского округа Саранск, которые он мог и должен был предвидеть;
уклонение от принятия (совершения) либо несвоевременное принятие (совершение) строго определенного решения (действия), которое входит в его компетенцию;
бездействие или отказ от совершения строго определенных действий по правовому акту и указанию (поручению) перечисленных в настоящей должностной инструкции лиц;
не информирование о неблагоприятном положении дел на том или ином участке, относящемся к сфере его полномочий;
нарушение правил хранения, учета, использования документов, находящихся на хранении в Архивной службе.
12. Порядок и условия привлечения начальника Архивной службы к ответственности определяются законодательством и решениями органов местного самоуправления.
13. Начальник Архивной службы не несет ответственности за неисполнение правовых актов, которые не могут быть применены в установленных законодательством случаях.
С настоящей должностной инструкцией ознакомлена и с установленными в ней требованиями согласна.
"___" ____________ 2013 г. ____________________ Т.А.Пешева
(подпись)
Утверждена
распоряжением Администрации
городского округа Саранск
от 13 марта 2013 г. № 25-р
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ГЛАВНОГО СПЕЦИАЛИСТА АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА САРАНСК
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжения Администрации г.о. Саранск
от 15.04.2015 № 42-р)
Настоящая должностная инструкция является документом, регулирующим деятельность главного специалиста Архивной службы Администрации городского округа Саранск.
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Главный специалист Архивной службы Администрации городского округа Саранск (далее также - главный специалист) является муниципальным служащим городского округа Саранск.
2. Главный специалист при осуществлении своих полномочий руководствуется законодательством Российской Федерации и Республики Мордовия (далее также - законодательство), Уставом городского округа Саранск, решениями Совета депутатов городского округа Саранск, постановлениями и распоряжениями Главы Администрации городского округа Саранск (далее также - правовые акты органов местного самоуправления) и настоящей Должностной инструкцией.
3. Работодателем главного специалиста является Глава Администрации городского округа Саранск.
Назначение главного специалиста и освобождение его от должности осуществляется в порядке, установленном законодательством и органами местного самоуправления.
4. На должность главного специалиста назначаются лица, имеющие среднее профессиональное образование, соответствующее направлению деятельности.
5. Главный специалист в своей деятельности подчиняется непосредственно начальнику Архивной службы Администрации городского округа Саранск (далее также - начальник), Заместителю Главы Администрации - Руководителю Аппарата Администрации городского округа Саранск, а также Главе Администрации городского округа Саранск.
II. ЗАДАЧИ, КОМПЕТЕНЦИЯ, ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ
ГЛАВНОГО СПЕЦИАЛИСТА
6. Основной задачей деятельности главного специалиста является обеспечение в пределах своей компетенции деятельности Администрации городского округа Саранск в области архивного дела.
7. Компетенция главного специалиста - круг его полномочий (функций), направленных на достижение поставленной перед ним задачи.
Полномочия (функции) главного специалиста:
обеспечение сохранности документальных материалов по закрепленным за специалистом фондам (далее также - фондам);
работа с документами по личному составу и документами постоянного срока хранения, по исполнению справок социально-правового характера;
работа с закрытыми пенсионными делами;
проведение проверок наличия и экспертизы ценности документов;
создание, совершенствование и пополнение научно-справочного аппарата в пределах своей деятельности (составление описей, номенклатур дел, ведение картотеки, исторических справок и так далее);
работа по созданию электронной базы данных по нормативно-правовым актам Администрации г. Саранска (городского округа Саранск);
ведение учета выдачи дел во временное пользование;
оформление дел по выдаче справок социально-правового характера и использования пенсионных дел;
осуществление подготовки и отбора документов постоянного хранения в установленном порядке для передачи на государственное хранение;
отбор архивных документов для проведения работ по дезинфекции, реставрации, переплету, консервационно-профилактической обработке;
создание страхового фонда имеющихся в его использовании материалов;
предъявление документов представителям правоохранительных органов, Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в городском округе Саранск Республики Мордовия для проверки законности выдачи архивных справок по закрепленным фондам;
выполнение иных функций в соответствии с законодательством и решениями органов местного самоуправления.
8. Для осуществления своих полномочий главный специалист обязан в установленном порядке:
соблюдать законодательство, Устав городского округа Саранск, решения органов местного самоуправления и настоящую Должностную инструкцию, а также исполнять в пределах своей компетенции правовые акты и указания (поручения) должностных лиц Администрации городского округа Саранск, в подчинении которых он находится, а также иных должностных лиц и специалистов Администрации городского округа Саранск, если в их компетенцию входит издание правовых актов и дача указаний (поручений), обязательных для исполнения данным специалистом (далее также - иные должностные лица и специалисты);
добросовестно исполнять свои полномочия и принимать все необходимые и возможные меры для их реализации;
поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих полномочий
в пределах своих полномочий выполнять иные обязанности, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления;
уведомлять в письменной форме своего непосредственного начальника о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и принимать меры по предотвращению подобного конфликта.
9. Для осуществления своих полномочий главный специалист имеет право в установленном порядке:
запрашивать от органов государственной власти и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных граждан и юридических лиц информацию, документы и материалы, необходимые для осуществления своих полномочий;
осуществлять подготовку предложений (проектов правовых актов, письменных документов и т.д.) по вопросам, отнесенным к его компетенции;
использовать для реализации своих полномочий информационные, документальные, правовые и иные материально-технические средства Администрации городского округа Саранск;
принимать участие в мероприятиях, проводимых Администрацией городского округа Саранск;
иные права, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления.
заверять копии архивных документов, подписывать акты документальной проверки сотрудниками Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в городском округе Саранск законности выдачи архивных справок
(абзац введен распоряжением Администрации г.о. Саранск от 15.04.2015 № 42-р)
10. Вышеуказанные правовые акты и указания (поручения) исполняются главным специалистом при условии, что они не противоречат законодательству, Уставу городского округа Саранск, решениям органов местного самоуправления и настоящей Должностной инструкции.
III. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ГЛАВНОГО СПЕЦИАЛИСТА
11. Главный специалист несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей, допущенное по его вине, в том числе:
- допущение ошибки (нарушения, несоответствия и т.д.) в содержании документа Администрации городского округа Саранск;
- бездействие или отказ от совершения строго определенных действий по правовому акту и указанию (поручению) перечисленных в настоящей Должностной инструкции лиц;
- неинформирование должностных лиц, в непосредственном подчинении которых он находится, о неблагоприятном положении дел на том или ином участке, относящемся к сфере его полномочий.
12. Порядок и условия привлечения главного специалиста к ответственности определяются законодательством и решениями органов местного самоуправления.
13. Главный специалист не несет ответственности за неисполнение правовых актов, которые не могут применяться в установленных законодательством случаях.
С настоящей Должностной инструкцией ознакомлена и с установленными в ней требованиями согласна.
"___" ___________ 2013 г. _____________________ Е.Ю.Ильичева
(подпись)
------------------------------------------------------------------