Приказ Госкомитета РМ по делам юстиции от 24.07.2013 N 52 "Об утверждении Положения о порядке рассмотрения обращений граждан в Государственном комитете Республики Мордовия по делам юстиции"
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
ПО ДЕЛАМ ЮСТИЦИИ
ПРИКАЗ
от 24 июля 2013 г. № 52
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ
РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В ГОСУДАРСТВЕННОМ
КОМИТЕТЕ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ ПО ДЕЛАМ ЮСТИЦИИ
В соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Положением о Государственном комитете Республики Мордовия по делам юстиции, утвержденным постановлением Правительства Республики Мордовия от 15 июля 2005 г. № 278 "Об утверждении Положения о Государственном комитете Республики Мордовия по делам юстиции" и Указом Главы Республики Мордовия от 15 июля 2013 года № 150-УГ "О приведении отдельных указов Главы Республики Мордовия по вопросам рассмотрения обращения граждан в соответствие с действующим законодательством" приказываю:
1. Утвердить Положение о порядке рассмотрения обращений граждан в Государственном комитете Республики Мордовия по делам юстиции (далее - Положение).
2. Отделу кадровой и организационно-правовой работы (Гордеевой И.А.) довести до сведения работников аппарата Государственного комитета Республики Мордовия по делам юстиции данное Положение.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
4. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.
Председатель
М.П.ДЕНИСОВ
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет порядок рассмотрения и разрешения обращений граждан, ведения делопроизводства и регламентирует прием граждан в Государственном комитете Республики Мордовия по делам юстиции (далее - Комитет).
1.2. Работа по рассмотрению обращений граждан осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Мордовия, Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее Федеральный закон), иным федеральным законодательством, и настоящим Положением.
1.3. В настоящем Положении используются основные термины, определенные статьей 4 Федерального закона.
Настоящее Положение распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений граждан Российской Федерации, объединений граждан, в том числе юридических лиц, а также на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.
1.4. Обращения граждан поступают в Комитет в письменной форме, в форме электронного документа (далее - письменное обращение) или в устной форме. В них авторами высказываются предложения, заявления и жалобы.
2. Порядок рассмотрения и разрешения обращений граждан
2.1. Рассмотрение и разрешение обращений граждан осуществляют председатель Комитета и его заместители.
В зависимости от содержания обращения граждан в рассмотрении обращений граждан участвуют все государственные гражданские служащие Комитета.
При рассмотрении обращений граждан должностные лица знакомятся с их содержанием в целях решения вопроса о принятии их к своему производству либо направлении в другой орган (должностному лицу), если поднятые в них вопросы не относятся к компетенции данного органа (должностного лица), с сообщением об этом заявителю.
При разрешении обращений граждан принимаются решения по существу поставленных заявителями вопросов, о чем они извещаются, и обеспечивается практическая реализация принятых решений.
2.2. Контроль за рассмотрением и разрешением обращений граждан осуществляет председатель Комитета.
2.3. Структурным подразделением Комитета, ответственным за организацию работы с обращениями граждан, является отдел кадровой и организационно-правовой работы.
2.4. Заявитель направляет на имя председателя Комитета обращение в письменной либо электронной форме.
2.5. Все обращения граждан, поступившие в Комитет, регистрируются в день их поступления и передаются на рассмотрение председателю Комитета.
2.6. Специалисты отдела кадровой и организационно-правовой работы:
1) зарегистрированное письменное обращение в день регистрации обращения докладывают председателю Комитета (его заместителю), который поручает его рассмотрение начальникам отделов Комитета, на которых возлагается ответственность за соблюдение сроков и качеством рассмотрения;
2) направляют обращение на рассмотрение в отделы Комитета;
3) направляют обращение на рассмотрение в другие органы, органы местного самоуправления в соответствии с их компетенцией, если решение поставленных в обращении вопросов не входит в компетенцию Комитета в течение семи дней со дня его регистрации;
4) зарегистрированное обращение направляется для рассмотрения в соответствующий отдел Комитета, в котором оформляется номенклатурное дело. Все документы и материалы, касающиеся рассмотрения данного обращения, а также обращений того же гражданина по вопросам, относящимся к компетенции данного отдела, подшиваются в номенклатурное дело в хронологическом порядке.
2.7. Подготовка проекта ответа гражданину осуществляется ответственным исполнителем.
Исполнитель в свою очередь:
изучает обращение, нормативную правовую базу и сложившуюся правоприменительную практику по проблеме, обозначенной в обращении;
готовит проект ответа заявителю;
визирует проект ответа заявителю;
направляет проект ответа на подпись председателю Комитета.
2.8. Председатель Комитета в течение двух дней подписывает ответ на обращение гражданина.
2.9. Ответ на обращение, поступившее в Комитет, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения и направляется заявителю в письменном виде, либо по электронной почте в зависимости от способа обращения заявителя или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении.
В тех случаях, когда для разрешения обращения необходимо проведение сложной проверки, истребование документальных материалов и принятие других мер, сроки рассмотрения их могут быть продлены председателем (заместителем председателя) Комитета не более чем на 30 дней с уведомлением об этом в трехдневный срок гражданина, подавшему обращение, а также делается отметка о продлении срока в регистрационно-контрольном журнале (приложение 1) и в регистрационно-контрольной карточке (приложение 3).
2.10. На письменных обращениях граждан запрещается делать резолюции, надписи.
2.11. Обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени направления первого заявления истек установленный законодательством срок рассмотрения, либо в которых заявитель обжалует решение, принятое по предыдущему обращению следует считать повторными.
При рассмотрении повторного обращения тщательно выясняются причины его поступления и в случае установления факта неполного разрешения ранее поставленных вопросов виновные должностные лица могут быть привлечены к ответственности в установленном законом порядке.
Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются дубликатами, дополнительного рассмотрения не требуют и подлежат направлению для сведения исполнителю первичного обращения.
2.12. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и заявителю дан исчерпывающий письменный ответ, соответствующий действующему законодательству.
Поставленные в обращении вопросы считаются разрешенными лишь тогда, когда восстановлены нарушенные права заявителя, удовлетворена его законная просьба, установлены и устранены причины, породившие жалобу, либо правомерно и обоснованно отказано в удовлетворении просьбы.
2.13. В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу.
2.14. Ответ гражданину с его согласия может быть дан устно в ходе личного приема, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях гражданину готовится и направляется письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
2.15. Обращения граждан, подписанные двумя и более лицами, считаются коллективными.
2.16. Поступающие в Комитет письменные обращения, в которых не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, признаются анонимными и ответ на них не дается. Однако если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение направляется в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
2.17. Состояние работы с обращениями граждан (краткие информационно-статистические данные, и т.п.) отражается в годовых отчетах Комитета.
3. Ведение делопроизводства по обращениям граждан
3.1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется в Комитете отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с порядком, установленным настоящим Положением.
3.2. Все поступающие по почте в Комитет обращения должны быть зарегистрированы в день их поступления в регистрационно-контрольном журнале (приложение 1), который может вестись как переходящий.
3.3. Регистрационный номер обращения указывается в регистрационном штампе, который проставляется на свободном месте первой страницы заявления.
Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например: Д/401).
Почтовые конверты (пакеты) поступивших письменных обращений граждан, сохраняются в течение всего периода их рассмотрения и разрешения, после чего уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки.
3.4. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный номер первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка "повторно". К обращению подбирается вся предшествующая переписка.
3.5. Регистрационный номер коллективных и анонимных обращений состоит из букв "Кл" и "Ан" и порядкового номера поступившего обращения (например: Кл/835, Ан/711).
При журнальной системе учета проходящие по обращению лица при регистрации обращения вписываются в соответствующие разделы журнала по алфавиту с указанием фамилии, инициалов автора, регистрационного номера и даты поступления обращения.
36. Картотека с регистрационно-контрольными карточками ведется строго по алфавиту фамилий заявителей. Регистрационно-контрольные карточки на коллективные и анонимные обращения хранятся в отдельных разделах картотеки в порядке их поступления.
3.7. Пересылка обращений производится с сопроводительными письмами, зарегистрированными в установленном порядке.
3.8. Сведения о пересылке (передаче) обращений, содержании поручений по ним, постановке этих документов на особый контроль, ходе их исполнения, о задержке в исполнении обращений, об окончательном их разрешении и сообщении заявителям о принятых решениях, а также об определении этих документов в дело отражаются в регистрационно-контрольных карточках и журналах.
3.9. На материалах, связанных с рассмотрением обращений, после окончательного решения и их исполнения проставляется надпись "в дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
3.10. Обращения граждан, копии ответов на них и материалы, связанные с их рассмотрением, а также документы по приему граждан формируются в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой.
Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке.
При формировании дел проверяется правильность приобщения документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные заявления граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дело запрещается.
3.11. Дело подлежит передаче в архив в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
4. Прием граждан
4.1. Прием граждан в Комитете, осуществляется в целях рассмотрения обращений граждан, относящихся к его компетенции.
4.2. Личный прием граждан осуществляют председатель Комитета и его заместители. График приема граждан заместителями председателя Комитета утверждается председателем Комитета.
4.3. Выездной прием граждан проводит председатель Комитета в соответствии с графиком, утверждаемым Главой Республики Мордовия.
График приема граждан, информация о месте, днях и часах приема доводятся до сведения граждан через средства массовой информации, и размещается на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия - http://e-mordovia.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет"; на информационных стендах в помещениях Комитета.
4.4. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Это может быть любой документ, который бы удостоверял личность пришедшего на прием гражданина (содержал данные о гражданине и его фотографию).
4.5. На личном приеме гражданин излагает суть своего обращения, содержание которого заносится в контрольно-регистрационную карточку (приложение 3).
4.6. Если в ходе личного приема выясняется, что решение поставленных гражданином вопросов не входит в компетенцию Комитета, гражданину дается устное разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
4.7. Ответ гражданину с его согласия может быть дан устно в ходе личного приема, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях гражданину готовится и направляется письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
4.8. Письменные обращения, принятые в ходе личного приема, подлежат регистрации и рассмотрению в установленном порядке.
4.9. На первом листе принятого в ходе личного приема письменного обращения гражданина специалистом, осуществляющим прием, ставится отметка "Принято на личном приеме".
4.10. Организацию личного приема граждан осуществляет отдел кадровой и организационно-правовой работы.
4.11. Лица, осуществляющие прием граждан, несут ответственность за правильность принятия мер по полученным в ходе приема сообщениям, а также за соответствие действующему законодательству принятых ими лично решений, данных разъяснений и рекомендаций.
4.12. Прием граждан ведется в порядке очередности. Лица, имеющие льготы, установленные соответствующими законами Российской Федерации и законами Республики Мордовия, депутаты всех уровней, беременные женщины и посетители с малолетними детьми принимаются вне очереди. Лица, находящиеся в нетрезвом состоянии, на прием не допускаются.
4.13. Учет граждан ведется в журнале учета приема граждан (приложение 2). Журнал может вестись как переходящий.
Приложение 1
Размер 210 x 310
Инв. № _________ __________________
(гриф секретности)
Срок хранения
_____________________
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНЫЙ ЖУРНАЛ № ________
учета и рассмотрения обращений
_________________________________________________
_________________________________________________
(наименование подразделения и органа)
Том № ____________
Начат "___" ___________ 20___ г.
Окончен "___" ____________ 20___ г.
На __________ листах
Журнал в _______ томах
Порядковый Дата Фамилия, Количество листов Откуда Краткое Когда и кому Кому Ход Результаты Место
учетный поступления имя и поступил содержание доложено, передано, исполнения рассмотрения нахождения
номер отчество документ, обращения указание куда обращения,
заявителя, основного прилож. его номер (резолюция), направлено, когда дан № N№
его документа и дата срок расписка в ответ автору дела, листов
домашний исполнения получении и том
адрес дата
(телефон)
Приложение 2
Размер 210 x 31
Инв. № _______________ ___________________
Срок хранения
ЖУРНАЛ № ______
УЧЕТА ПРИЕМА ГРАЖДАН
Государственного комитета Республики Мордовия
по делам юстиции
Том № ____________
Начат "___" ___________ 20___ г.
Окончен "___" ____________ 20___ г.
На __________ листах
Журнал в _______ томах
Порядковый Дата Фамилия, Адрес, Вид Какое Кто
учетный приема имя, профессия, обращения принято принимал
номер отчество место и его решение, (фамилия),
посетителя работы краткое кому подпись
(службы), содержание поручена
должность проверка,
и другие исполнение,
сведения о ответ
посетителе заявителю
Приложение 3
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
Ф.И.О. ______________________ Гриф __________________________
_____________________________ № _____________________________
Адрес _______________________ Дата регистр. "__" ____ 200_ г.
Поступил __________________ № ______ от _____________ 200_ г. - Лицевая
Предыдущее обращ. № _____ от ________ № ________ от _________ сторона
Содержание __________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
Документ на ______ листах Прилож. на __________ листах
Кому доложено, резолюция и Исполнитель ___________________
дата ________________________ тел. __________________________
ХОД ИСПОЛНЕНИЯ
Дата контр. проверки Что проделано по заявлению
- Оборотная
сторона
Содержание заключения (справки), когда и кем утверждено
Ответ автору ________________________________________________
Дело № _____________ Том № _______________ Листы ____________
Подпись контролера _________________
------------------------------------------------------------------