Приказ Республиканской архивной службы РМ от 20.12.2013 N 71 "Об утверждении Административного регламента Республиканской архивной службы Республики Мордовия по предоставлению государственной услуги по согласованию номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архивах, положений об экспертных комиссиях юридических лиц - источников формирования Архивного фонда Республики Мордовия, а также территориальных органов федеральных органов государственной власти, федеральных организаций, заключивших договоры о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации в государственные архивы Республики Мордовия"
РЕСПУБЛИКАНСКАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
ПРИКАЗ
от 20 декабря 2013 г. № 71
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО
РЕГЛАМЕНТА РЕСПУБЛИКАНСКОЙ АРХИВНОЙ
СЛУЖБЫ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО СОГЛАСОВАНИЮ НОМЕНКЛАТУР
ДЕЛ, ИНСТРУКЦИЙ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ, ПОЛОЖЕНИЙ
ОБ АРХИВАХ, ПОЛОЖЕНИЙ ОБ ЭКСПЕРТНЫХ КОМИССИЯХ
ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ - ИСТОЧНИКОВ ФОРМИРОВАНИЯ АРХИВНОГО
ФОНДА РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ, А ТАКЖЕ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ
ОРГАНОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
ВЛАСТИ, ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ, ЗАКЛЮЧИВШИХ
ДОГОВОРЫ О ПЕРЕДАЧЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ
АРХИВЫ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ"
Список изменяющих документов
(в ред. приказа Республиканской архивной службы РМ
от 27.11.2015 № 86)
В целях повышения качества предоставления и доступности государственной услуги по согласованию номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архивах, положений об экспертных комиссиях юридических лиц - источников формирования Архивного фонда Республики Мордовия, а также территориальных органов федеральных органов государственной власти, федеральных организаций, заключивших договоры о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации в государственные архивы Республики Мордовия, приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Административный регламент Республиканской архивной службы Республики Мордовия по предоставлению государственной услуги по согласованию номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архивах, положений об экспертных комиссиях юридических лиц - источников формирования Архивного фонда Республики Мордовия, а также территориальных органов федеральных органов государственной власти, федеральных организаций, заключивших договоры о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации в государственные архивы Республики Мордовия.
2. Аппарату Республиканской архивной службы Республики Мордовия начать внедрение Административного регламента в работу с 23 декабря 2013 года.
3. Приказы Республиканской архивной службы Республики Мордовия от 7 августа 2009 г. № 67 "Об утверждении Административного регламента Республиканской архивной службы Республики Мордовия по предоставлению государственной услуги по согласованию номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архивах, положений об экспертных комиссиях юридических лиц - источников формирования Архивного фонда Республики Мордовия, а также территориальных органов федеральных органов государственной власти, федеральных организаций, заключивших договоры о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации в государственные архивы Республики Мордовия", от 24 мая 2011 г. № 30 "О внесении изменений в приказ Республиканской архивной службы Республики Мордовия от 7 августа 2009 г. № 67 "Об утверждении Административного регламента Республиканской архивной службы Республики Мордовия по предоставлению государственной услуги по согласованию номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архивах, положений об экспертных комиссиях юридических лиц - источников формирования Архивного фонда Республики Мордовия, а также территориальных органов федеральных органов государственной власти, федеральных организаций, заключивших договоры о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации в государственные архивы Республики Мордовия" признать утратившими силу.
Заместитель начальника
Республиканской архивной службы
Республики Мордовия
Л.В.ЧЕРЕСЕВА
Приложение
к приказу
Республиканской архивной службы
Республики Мордовия
от 20.12.2013 № 71
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
РЕСПУБЛИКАНСКОЙ АРХИВНОЙ
СЛУЖБЫ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
УСЛУГИ ПО СОГЛАСОВАНИЮ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ,
ИНСТРУКЦИЙ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ, ПОЛОЖЕНИЙ
ОБ АРХИВАХ, ПОЛОЖЕНИЙ ОБ ЭКСПЕРТНЫХ КОМИССИЯХ
ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ - ИСТОЧНИКОВ ФОРМИРОВАНИЯ
АРХИВНОГО ФОНДА РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ, А ТАКЖЕ
ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ, ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ,
ЗАКЛЮЧИВШИХ ДОГОВОРЫ О ПЕРЕДАЧЕ ДОКУМЕНТОВ
АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ
РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
Список изменяющих документов
(в ред. приказа Республиканской архивной службы РМ
от 27.11.2015 № 86)
Раздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Подраздел 1. ПРЕДМЕТ РЕГУЛИРОВАНИЯ
АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
1. Административный регламент Республиканской архивной службы Республики Мордовия по предоставлению государственной услуги по согласованию номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архивах, положений об экспертных комиссиях юридических лиц - источников формирования Архивного фонда Республики Мордовия, а также территориальных органов федеральных органов государственной власти, федеральных организаций, заключивших договоры о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации в государственные архивы Республики Мордовия (далее - Административный регламент), разработан в целях повышения качества предоставления и доступности государственной услуги по согласованию номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архивах, положений об экспертных комиссиях юридических лиц - источников формирования Архивного фонда Республики Мордовия, а также территориальных органов федеральных органов государственной власти, федеральных организаций, заключивших договоры о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации в государственные архивы Республики Мордовия.
2. Предметом регулирования Административного регламента являются порядок и стандарт предоставления государственной услуги по согласованию номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архивах, положений об экспертных комиссиях юридических лиц - источников формирования Архивного фонда Республики Мордовия, а также территориальных органов федеральных органов государственной власти, федеральных организаций, заключивших договоры о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации в государственные архивы Республики Мордовия.
Подраздел 2. КАТЕГОРИИ ЗАЯВИТЕЛЕЙ
3. Получателями государственной услуги являются юридические лица - источники формирования Архивного фонда Республики Мордовия, а также территориальные органы федеральных органов государственной власти, федеральные организации, заключившие договоры о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации в государственные архивы Республики Мордовия (далее - организации).
Раздел 2. СТАНДАРТ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ
Подраздел 1. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ СТАНДАРТА
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ
4. Наименование государственной услуги - согласование номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архивах, положений об экспертных комиссиях юридических лиц - источников формирования Архивного фонда Республики Мордовия, а также территориальных органов федеральных органов государственной власти, федеральных организаций, заключивших договоры о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации в государственные архивы Республики Мордовия (далее - государственная услуга).
5. Результатом предоставления государственной услуги являются:
решение экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) Республиканской архивной службы Республики Мордовия о согласовании номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, положения об архиве, положения об экспертной комиссии (далее - документы) организации, оформленное в виде грифа согласования документа, расположенного ниже реквизита "Подпись" в левой нижней части последнего листа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов",
отказ в согласовании документа.
6. Общий срок предоставления государственной услуги - в течение 30 дней со дня поступления пакета документов в Архивную службу Республики Мордовия, не считая времени ожидания документов от организации при дополнительном запросе.
Подраздел 2. НАИМЕНОВАНИЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО
ОРГАНА ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ,
ПРЕДОСТАВЛЯЮЩЕГО ГОСУДАРСТВЕННУЮ УСЛУГУ
7. Предоставление государственной услуги осуществляет Республиканская архивная служба Республики Мордовия (далее - Архивная служба Республики Мордовия).
Технологическое обеспечение государственной услуги осуществляется отделом организационно-методической работы Архивной службы Республики Мордовия (далее - отдел Архивной службы Республики Мордовия) и отделом комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства Государственного казенного архивного учреждения "Центральный государственный архив Республики Мордовия" (далее - отдел ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия") путем подготовки вопроса о согласовании документов, представляемых на рассмотрение ЭПК Архивной службы Республики Мордовия в соответствии с ее компетенцией, определенной Положением об ЭПК.
8. Архивная служба Республики Мордовия не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный Правительством Республики Мордовия.
Подраздел 3. ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ
9. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:
Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179);
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., № 43, ст. 4169);
приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (документ в государственной регистрации не нуждается);
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 2007 г.);
постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (текст постановления официально не опубликован);
Законом Республики Мордовия от 07.02.2005 № 10-З "Об архивном деле Республики Мордовия" ("Ведомости Государственного Собрания Республики Мордовия", 2005 г., № 11 (63), ст. 373);
постановлением Правительства Республики Мордовия от 18.11.2013 № 505 "Об утверждении Положения о Республиканской архивной службе Республики Мордовия" ("Известия Мордовии", 22.11.2013 № 174 (24.976)-64);
приказом Республиканской архивной службы Республики Мордовия от 21.05.2009 № 40 "Об утверждении Регламента работы экспертно-проверочной комиссии" (далее - Регламент работы ЭПК) (текст приказа официально не опубликован);
приказом Республиканской архивной службы Республики Мордовия от 19.03.2007 № 15 "Об утверждении Положения об экспертно-проверочной комиссии при Республиканской архивной службе Республики Мордовия" (текст приказа официально не опубликован).
Подраздел 4. ПОРЯДОК ИНФОРМИРОВАНИЯ
О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ
10. Место нахождения Архивной службы Республики Мордовия: г. Саранск, ул. Московская, 31, корп. 4.
Почтовый адрес для направления документов: Московская ул., 31, корп. 4, г. Саранск, 430010.
Адрес страницы Архивной службы Республики Мордовия на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия: http://arhiv.e-mordovia.ru
Адрес электронной почты Архивной службы Республики Мордовия: arhrm@e-mordovia.ru
Справочные телефоны (8-834-2) 47-22-29 (приемная), (8-834-2) 47-22-51 (должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия). Факс: (8-834-2) 48-07-73.
График работы Архивной службы Республики Мордовия: понедельник - пятница с 9.00 до 18.00, обеденный перерыв с 13.00 до 14.00. Суббота, воскресенье - выходные дни.
11. Место нахождения ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия": г. Саранск, ул. Московская, 31, корп. 1.
Почтовый адрес для направления документов: Московская ул., 31, корп. 1, г. Саранск, 430010.
Адрес электронной почты: zgarm@mail.ru
Справочный телефон: (8-834-2) 47-25-03.
Факс: (8-834-2) 48-07-73
График работы ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия": понедельник - четверг с 9.00 до 18.00, пятница с 9.00 до 17.00, обеденный перерыв с 13.00 до 13.45. Суббота, воскресенье - выходные дни.
12. Консультации по порядку предоставления государственной услуги могут предоставляться: на личном приеме, по телефону, по письменным обращениям.
Прием звонков и личный прием лиц по вопросу консультирования о порядке предоставления государственной услуги осуществляются в соответствии с графиком работы Архивной службы Республики Мордовия, ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия".
13. При осуществлении консультирования на личном приеме или по телефону должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия":
представляется, указав фамилию, имя, отчество, должность;
отвечает на заданные вопросы;
в случае если подготовка ответа на заданные вопросы требует продолжительного времени (более 30 минут), может предложить обратиться письменно, либо назначить для получения консультации другое удобное для обратившегося время;
в случае если обратившийся не удовлетворен предоставленной информацией, предлагает ему подготовить письменное обращение по интересующим его вопросам.
14. Письменный запрос на получение консультации может быть:
направлен по почте;
передан по факсу;
направлен по электронной почте;
доставлен в Архивную службу Республики Мордовия, ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" нарочно.
15. При консультировании по письменным запросам ответ направляется в адрес заявителя в течение 10 рабочих дней с момента поступления письменного запроса.
16. Ответ на письменный запрос подписывается начальником Архивной службы Республики Мордовия (директором ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия") с указанием наименования должности, фамилии, имени, отчества и контактных данных должностного лица Архивной службы Республики Мордовия (ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия"), подготовившего ответ на письменный запрос.
17. В случае, когда запрос содержит вопросы, которые не входят в компетенцию Архивной службы Республики Мордовия, ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" либо для которых предусмотрен иной порядок предоставления информации, должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" информирует заявителя устно или письменно (соответственно форме обращения) о невозможности предоставления сведений и разъясняет ему право обратиться в орган, в компетенцию которого входят ответы на поставленные вопросы.
18. В региональной государственной информационной системе "Республиканский портал государственных и муниципальных услуг (функций)" размещается следующая информация:
место нахождения, телефоны, адрес электронной почты Архивной службы Республики Мордовия, ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия";
перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги;
срок предоставления государственной услуги;
текст настоящего Административного регламента;
требования к местам предоставления государственной услуги;
административные действия Архивной службы Республики Мордовия;
блок-схема последовательности действий Архивной службы Республики Мордовия при предоставлении государственной услуги;
порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц Архивной службы Республики Мордовия при предоставлении государственной услуги.
19. Информацию о государственной услуге заявители могут получить из информационных материалов, размещенных на информационных стендах, которые должны быть доступны для инвалидов, в помещении Архивной службы Республики Мордовия, в том числе:
(в ред. приказа Республиканской архивной службы РМ от 27.11.2015 № 86)
извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Республики Мордовия, регулирующие деятельность по предоставлению государственной услуги;
текст Административного регламента с приложениями;
график приема заявителей.
Подраздел 5. ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕОБХОДИМЫХ
ДЛЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ
20. Для предоставления государственной услуги организации представляют в Архивную службу Республики Мордовия с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или его заместителем, проекты документов организации, требующие согласования, включая:
номенклатуру дел организации,
инструкцию по делопроизводству организации,
положение об архиве организации,
положение об экспертной комиссии организации.
21. Архивная служба Республики Мордовия не вправе требовать от заявителя
представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;
представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Мордовия находятся в распоряжении государственных архивов Республики Мордовия, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
Подраздел 6. ОСНОВАНИЯ ДЛЯ ПРИОСТАНОВЛЕНИЯ
ИЛИ ОТКАЗА В ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ
22. Основанием для отказа в приеме номенклатур дел, представленных на согласование, является представление их на согласование чаще, чем один раз в пять лет (если не происходило коренных изменений функций и структуры организации).
Оснований для отказа в приеме на согласование инструкций по делопроизводству, положений об архивах, положений об экспертных комиссиях нет.
23. Основанием для отказа в согласовании проекта документа является:
для номенклатур дел - нарушение систематизации дел, употребление неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов в заголовках дел, проставление неверных сроков хранения дел, номеров статей по перечню (типовому, отраслевому), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел;
для инструкций по делопроизводству территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, федеральных организаций - нарушение требований Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
для инструкций по делопроизводству иных организаций - нарушение требований примерной инструкции по делопроизводству в организации, разработанной и согласованной ЭПК Архивной службы Республики Мордовия;
для положений об архивах, положений об экспертных комиссиях - нарушение требований примерного положения об архиве организации, примерного положения об экспертной комиссии организации, разработанных и согласованных ЭПК Архивной службы Республики Мордовия.
Подраздел 7. "РАЗМЕР ПЛАТЫ
ЗА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ"
24. Государственная услуга предоставляется бесплатно.
Подраздел 8. СТАНДАРТ КОМФОРТНОСТИ
25. Время ожидания личного приема в очереди при подаче документов должно составлять не более 10 минут. При этом должен быть обеспечен прием всех лиц, обратившихся не позднее, чем за 40 минут до окончания рабочего дня.
26. Прием заявителей происходит на рабочих местах должностных лиц Архивной службы Республики Мордовия, ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия", которые должны быть доступны для инвалидов. Продолжительность приема у должностных лиц Архивной службы Республики Мордовия, ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" - не более 15 минут.
(в ред. приказа Республиканской архивной службы РМ от 27.11.2015 № 86)
27. Места для представления документов и консультаций оборудуются стульями, столами, обеспечиваются справочной информацией. Места для представления документов и консультаций должны быть доступны для инвалидов.
(в ред. приказа Республиканской архивной службы РМ от 27.11.2015 № 86)
28. Кабинет приема посетителей оборудуется информационной табличкой с указанием номера кабинета, наименования отдела, фамилии, имени, отчества и должности должностного лица Архивной службы Республики Мордовия, ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия", осуществляющего прием посетителей, графика работы.
29. Рабочее место оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных и печатающим устройствам.
30. Всю необходимую информацию о государственной услуге заявители могут получить из информационных материалов, размещенных на информационных стендах в помещении Архивной службы Республики Мордовия, ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия", а также на странице Архивной службы Республики Мордовия на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия: http://arhiv.e-mordovia.ru
На странице Архивной службы Республики Мордовия на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия и информационных стендах Архивной службы Республики Мордовия, ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" размещается следующая информация:
извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Республики Мордовия, регулирующие деятельность по предоставлению государственной услуги;
текст Административного регламента с приложениями;
режим приема заявителей.
31. Показателями доступности и качества предоставления государственной услуги являются:
удовлетворенность заявителей, отсутствие жалоб на действия (бездействие) и решения должностных лиц Архивной службы Республики Мордовия, ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия", осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги;
соблюдение порядка предоставления государственной услуги;
обеспечение защиты конфиденциальных сведений о заявителе;
возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий.
Подраздел 9. ИНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
К ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ
32. Государственная услуга может предоставляться в электронной форме до этапа выдачи заявителю выписки из протокола заседания ЭПК о согласовании документов, подписанной председателем и секретарем ЭПК, заверенной печатью Архивной службы Республики Мордовия.
Организация через республиканский портал государственных и муниципальных услуг может направить с сопроводительным письмом документы, требующие согласования, получить отказ в приеме документов на согласование, отказ в согласовании проектов документов, информацию о согласовании проектов документов.
Раздел 3. СОСТАВ, ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ
И СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР,
ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ, В ТОМ ЧИСЛЕ
ОСОБЕННОСТИ ВЫПОЛНЕНИЯ АДМИНИСТРАТИВНЫХ
ПРОЦЕДУР В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ
Подраздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
33. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные действия Архивной службы Республики Мордовия:
прием и регистрацию документов, поступивших от организации, и передачу их на исполнение,
подготовку представленных документов к согласованию, согласование.
Блок-схема последовательности действий Архивной службы Республики Мордовия по предоставлению государственной услуги представлена в Приложении.
Подраздел 2. ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ
ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПИВШИХ ОТ ОРГАНИЗАЦИИ,
И ПЕРЕДАЧА ИХ НА ИСПОЛНЕНИЕ
34. Архивная служба Республики Мордовия инициирует процедуру предоставления государственной услуги после получения необходимых документов организации, направленных почтовой, фельдъегерской, курьерской связью, через республиканский портал государственных и муниципальных услуг (функций).
35. Прием и регистрацию документов, поступивших от организации, осуществляет должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за прием и регистрацию входящей корреспонденции в Архивной службе Республики Мордовия, который проверяет правильность доставки и целостность упаковки документов.
Документы организации, поступившие через республиканский портал государственных и муниципальных услуг (функций) распечатываются и далее с ними осуществляются те же административные действия, что и с документами на бумажном носителе.
Регистрация документов осуществляется в день поступления.
36. Зарегистрированные документы направляет на рассмотрение заместителю начальника Архивной службы Республики Мордовия.
Срок рассмотрения документов заместителем начальника Архивной службы Республики Мордовия - не более 3 дней.
После получения резолюции и определения исполнителей Архивной службы, ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия", ответственных за подготовку рассмотрения поступивших документов на заседании ЭПК, документы поступают секретарю ЭПК.
Подраздел 3. ПОДГОТОВКА ПРЕДСТАВЛЕННЫХ
ДОКУМЕНТОВ К СОГЛАСОВАНИЮ, СОГЛАСОВАНИЕ
37. В соответствии с Регламентом работы ЭПК секретарь ЭПК:
совместно с ответственным исполнителем Архивной службы Республики Мордовия, ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПК. Срок проверки представленных документов - не более 5 дней. При выявлении в ходе проверки документов оснований для отказа в приеме документов, указанных в пункте 22 настоящего административного регламента, секретарь ЭПК информирует об этом организацию, представившую документы на рассмотрение ЭПК. В случае если по истечении 10 рабочих дней организация не представит в адрес Архивной службы Республики Мордовия необходимые и правильно оформленные документы, секретарь ЭПК готовит уведомление с обоснованием отказа в рассмотрении документов на заседании ЭПК и не позднее 3 рабочих дней (с момента истечения 10-дневного срока ожидания) направляет в организацию по адресу, указанному на бланке сопроводительного письма организации;
регистрирует полученные документы в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПК. Срок регистрации документов - 1 день;
включает рассмотрение вопроса о согласовании представленных документов в план работы ЭПК. Срок включения вопроса в план работы ЭПК - 1 день;
передает документы ответственному исполнителю Архивной службы Республики Мордовия, ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия". Срок передачи документов - 1 день.
38. Ответственным исполнителем Архивной службы Республики Мордовия, ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" готовится заключение на представленные документы. Срок подготовки заключения - не более 3 дней.
39. Представленные документы вместе с заключением ответственного исполнителя передаются для рассмотрения и подготовки заключения членам, экспертам ЭПК. Срок подготовки заключения членами, экспертами ЭПК - не более 5 рабочих дней.
40. Ответственный исполнитель с учетом замечаний членов, экспертов ЭПК готовит сводное заключение на представленные документы и проект решения ЭПК. Срок подготовки - не более 3 дней.
41. Проект решения ЭПК, при необходимости, согласовывается с заинтересованными лицами и организациями. Имеющиеся разногласия до вынесения проекта решения на заседание ЭПК могут быть рассмотрены председателем ЭПК с участием соответствующих заинтересованных лиц и экспертов.
42. При необходимости, эксперты совместно с представителями организации готовят проекты совместных решений ЭПК Архивной службы Республики Мордовия и Экспертной комиссии организации. Исполнитель согласовывает проект решения с заинтересованными организациями.
43. Ответственный исполнитель передает секретарю ЭПК сводное заключение и проект решения ЭПК вместе с представленными организацией документами для включения в повестку дня очередного заседания ЭПК.
44. Повестка дня очередного заседания ЭПК и весь комплекс рассматриваемых документов передаются секретарем ЭПК председателю ЭПК, членам ЭПК, экспертам не позднее, чем за 5 дней до заседания.
45. Согласование документов на заседании ЭПК осуществляется в соответствии с процедурой подготовки к проведению заседаний ЭПК, установленной Регламентом работы ЭПК. На представленных документах оформляется гриф согласования ЭПК Архивной службы Республики Мордовия с указанием номера и даты протокола ЭПК.
46. Решение ЭПК о согласовании документов, после утверждения протокола заседания ЭПК начальником Архивной службы Республики Мордовия, подписывается председателем ЭПК и секретарем ЭПК, заверяется печатью Архивной службы Республики Мордовия и направляется в адрес организации, представившей документы, в срок - не более 7 дней. Решение ЭПК может оформляться в виде выписки из протокола заседания ЭПК.
Раздел 4. ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
Подраздел 1. ПОРЯДОК И ФОРМЫ КОНТРОЛЯ
ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА,
В ТОМ ЧИСЛЕ ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ТЕКУЩЕГО КОНТРОЛЯ,
ПРОВЕДЕНИЕ ПЛАНОВЫХ И ВНЕПЛАНОВЫХ ПРОВЕРОК
ПОЛНОТЫ И КАЧЕСТВА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ
47. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административной процедурой по предоставлению государственной услуги, и принятием решений осуществляет заместитель начальника Архивной службы Республики Мордовия.
Текущий контроль осуществляется путем проведения ежегодных проверок соблюдения и исполнения государственными служащими Архивной службы Республики Мордовия, сотрудниками ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" положений настоящего Административного регламента.
48. Государственные служащие Архивной службы Республики Мордовия, сотрудники ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" несут ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
49. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие в пределах компетенции решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
50. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми (в связи с получением информации о нарушениях прав заявителей в процессе предоставления государственной услуги).
51. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.
52. Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги начальник Архивной службы Республики Мордовия создает комиссию и утверждает ее состав приказом.
53. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
Подраздел 2. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ДОЛЖНОСТНЫХ
ЛИЦ ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО ОРГАНА ГОСУДАРСТВЕННОЙ
ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ ЗА РЕШЕНИЯ И ДЕЙСТВИЯ
(БЕЗДЕЙСТВИЕ), ПРИНИМАЕМЫЕ (ОСУЩЕСТВЛЯЕМЫЕ)
ИМИ В ХОДЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ
54. Государственные служащие Архивной службы Республики Мордовия несут ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
55. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
Раздел 5. ДОСУДЕБНЫЙ (ВНЕСУДЕБНЫЙ)
ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ РЕШЕНИЙ И ДЕЙСТВИЙ
(БЕЗДЕЙСТВИЯ) ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО ОРГАНА ГОСУДАРСТВЕННОЙ
ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ, ПРЕДОСТАВЛЯЮЩЕГО
ГОСУДАРСТВЕННУЮ УСЛУГУ, А ТАКЖЕ ДОЛЖНОСТНЫХ
ЛИЦ, ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖАЩИХ
Подраздел 1. ПРЕДМЕТ ДОСУДЕБНОГО
(ВНЕСУДЕБНОГО) ОБЖАЛОВАНИЯ
56. Действия (бездействие) и решения должностных лиц Архивной службы Республики Мордовия, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги, могут быть обжалованы в досудебном порядке.
57. Предметом обжалования могут служить:
нарушение срока предоставления государственной услуги;
требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Мордовия для предоставления государственной услуги;
отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Мордовия для предоставления государственной услуги, у заявителя;
отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Мордовия;
затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Мордовия;
отказ Архивной службы Республики Мордовия, государственного служащего Архивной службы Республики Мордовия, ответственного за предоставление государственной услуги в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
Подраздел 2. ПОРЯДОК ДОСУДЕБНОГО
(ВНЕСУДЕБНОГО) ОБЖАЛОВАНИЯ
58. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление обращения (жалобы) в Архивную службу Республики Мордовия.
59. Жалобы могут направляться на имя начальника Архивной службы Республики Мордовия по почте или представляться лично в Архивную службу Республики Мордовия по адресу, указанному в п. 10 настоящего Административного регламента.
Факт поступления обращения (жалобы) регистрируется в системе документооборота Архивной службы Республики Мордовия в день поступления.
60. Жалоба должна содержать:
наименование Архивной службы Республики Мордовия, специалиста Архивной службы Республики Мордовия, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Архивной службы Республики Мордовия, специалиста Архивной службы Республики Мордовия, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего;
доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Архивной службы Республики Мордовия, специалиста Архивной службы Республики Мордовия, либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
61. Заявитель имеет право на получение от Архивной службы Республики Мордовия информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
62. Дополнительно могут быть указаны:
причины несогласия с обжалуемыми действиями (бездействием), решением;
обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;
иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.
63. В случае если в письменной жалобе не указаны фамилия заявителя, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
64. При получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, начальник Архивной службы Республики Мордовия вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
65. В случае если текст письменной жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации жалобы сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
66. В случае если в письменной жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Архивной службы Республики Мордовия вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Архивную службу Республики Мордовия. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.
67. По результатам рассмотрения жалобы Архивная служба Республики Мордовия принимает одно из следующих решений:
удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Архивной службой Республики Мордовия опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Мордовия, а также в иных формах;
отказывает в удовлетворении жалобы.
68. Жалоба, поступившая в Архивную службу Республики Мордовия, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Архивной службы Республики Мордовия, должностного лица Архивной службы Республики Мордовия в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации. Правительство Российской Федерации вправе установить случаи, при которых срок рассмотрения жалобы может быть сокращен.
69. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в Правительство Республики Мордовия по адресу: 430000, г. Саранск, ул. Советская, 35.
Приложение
к административному регламенту
Архивной службы Республики Мордовия
по предоставлению государственной услуги
по согласованию номенклатур дел, инструкций
по делопроизводству, положений об архивах,
положений об экспертных комиссиях
юридических лиц - источников формирования
Архивного фонда Республики Мордовия,
а также территориальных органов
федеральных органов государственной
власти, федеральных организаций,
заключивших договоры о передаче
документов Архивного фонда
Российской Федерации
в государственные архивы
Республики Мордовия
БЛОК-СХЕМА
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ
АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ
ПО СОГЛАСОВАНИЮ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ, ИНСТРУКЦИЙ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ, ПОЛОЖЕНИЙ ОБ АРХИВАХ, ПОЛОЖЕНИЙ
ОБ ЭКСПЕРТНЫХ КОМИССИЯХ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ - ИСТОЧНИКОВ
ФОРМИРОВАНИЯ АРХИВНОГО ФОНДА РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ,
А ТАКЖЕ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ, ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ,
ЗАКЛЮЧИВШИХ ДОГОВОРЫ О ПЕРЕДАЧЕ ДОКУМЕНТОВ
АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ
РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
Начало предоставления государственной услуги: В Архивную службу поступили
документы организации, требующие рассмотрения на ЭПК Архивной службы и
принятия решения об их согласовании
\/
Прием и регистрация поступивших документов - в день поступления
\/
Рассмотрение поступивших документов заместителем начальника Архивной
службы - 3 дня
\/ \/
Определение Передача документов
ответственного - 2 дня секретарю ЭПК - 1 день
\/ \/
нет Проверка комплектности и правильности оформления да
документов. Принятие решения о возможности (невозможности)
рассмотрения документов на заседании ЭПК - 5 дней
\/ \/
Уведомление организации Регистрация документов в журнале регистрации
об отказе в рассмотрении документов, поступивших на рассмотрение ЭПК и
документов на заседании включение вопроса об их согласовании в план
ЭПК - 10 дней работы ЭПК - 1 день
\/
Передача документов исполнителю для их
подготовки к согласованию на заседании ЭПК -
1 день
\/
Подготовка ответственным исполнителем
заключения на представленные документы - 3 дня
\/
Рассмотрение представленных документов и
подготовка заключения на них экспертами,
членами ЭПК - 5 дней
\/
Подготовка ответственным исполнителем сводного
заключения на представленные документы и
проекта решения ЭПК - 3 дня
\/
Принятие решения о согласовании документов,
оформление протокола заседания ЭПК, выписки из
решения ЭПК - 7 дней
\/
Предоставление государственной услуги
завершено
------------------------------------------------------------------