Постановление Администрации Дубенского муниципального района Республики Мордовия от 15.01.2013 N 14 "Об утверждении Положения об архивохранилище муниципального архива администрации Дубенского муниципального района Республики Мордовия"
АДМИНИСТРАЦИЯ ДУБЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 15 января 2013 г. № 14
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВОХРАНИЛИЩЕ
МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА АДМИНИСТРАЦИИ ДУБЕНСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и Законом Республики Мордовия от 07.02.2005 № 10-З "Об архивном деле Республики Мордовия", "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, для приведения учета архивных документов в соответствие с действующим законодательством администрация Дубенского муниципального района Республики Мордовия постановляет:
1. Утвердить Положение об архивохранилище муниципального архива администрации Дубенского муниципального района Республики Мордовия (Приложение № 1).
2. Опубликовать данное постановление в официальном печатном издании Дубенского муниципального района Республики Мордовия и разместить на официальном сайте администрации Дубенского муниципального района http://www.dubenkirm.ru.
3. Настоящее Постановление вступает в силу в порядке и в сроки установленные действующим законодательством.
Глава администрации
Дубенского муниципального района
В.Г.ПРОКИН
Приложение № 1
Утверждено
постановлением администрации
Дубенского муниципального района
от 15.01.2013 № 14
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВОХРАНИЛИЩЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА
АДМИНИСТРАЦИИ ДУБЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Архивохранилище входит в состав муниципального архива администрации Дубенского муниципального района Республики Мордовия для обособленного хранения документов и проведения работ по обеспечению их сохранности.
1.2. Архивохранилище имеет 1 (одно) изолированное помещение, отвечающее требованиям сохранности документов.
1.3. Архивохранилище в своей деятельности руководствуется Конституциями Российской Федерации и Республики Мордовия, архивным законодательством Российской Федерации и Республики Мордовия, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации и Главы Республики Мордовия, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации и Республики Мордовия, приказами и указаниями Федерального архивного агентства, Республиканской архивной службы Республики Мордовия, положением о муниципальном архиве Дубенского муниципального района, а также постановлениями и распоряжениями администрации Дубенского муниципального района Республики Мордовия и настоящим положением.
2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ
В архивохранилище хранятся документы фондов:
- отделов исполкома райсовета, исполкомов сельских Советов, колхозов, совхозов, профсоюзных организаций, администраций райсовета и сельских поселений и др.;
- архивные документы, поступившие от физических лиц (фонды личного происхождения);
- фотодокументы.
3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
Основными задачами архивохранилища являются:
3.1. Хранение и обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище.
3.2. Прием на постоянное хранение документов профиля муниципального архива.
3.3. Учет документов архивохранилища.
3.4. Выдача в установленном порядке из архивохранилища документов для использования, усовершенствования научно-справочного аппарата; контроль за движением фондов и дел.
4. ФУНКЦИИ
Работник, ответственный за архивохранилище в соответствии с возложенными на него задачами:
4.1. Осуществляет обособленное хранение:
- документов на различных носителях.
4.2. Обеспечивает рациональное размещение, топографирование документов.
4.3. Обеспечивает соблюдение нормативных режимов документов:
4.3.1. Контролирует и поддерживает противопожарный режим в помещениях архивохранилища;
4.3.2. Обеспечивает соблюдение правил изоляции, опечатывания помещений и документов, а также доступа в архивохранилище лиц, имеющих на это право, определенное инструкцией о порядке доступа и режиме хранения документов;
4.3.3. Контролирует и поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов;
4.3.4. Обеспечивает соблюдение санитарно-гигиенического режима, проводит санитарные дни.
4.4. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.
4.5. Проводит работу по оценке физического состояния документов, выявляет и ведет учет документов, имеющих дефекты носителя и текста.
4.6. Принимает меры по улучшению физического состояния документов:
4.6.1. Готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного выполнения указанных работ, для включения в план работы муниципального архива администрации Дубенского муниципального района;
4.6.2. При необходимости осуществляет имеющимися в архивохранилище средствами ремонт и подшивку документов; проводит шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.
4.7. В установленном порядке принимает на хранение документы, контролирует физическое состояние и качество технической обработки принимаемых документов.
4.8. В установленном порядке выдает документы:
- учреждениям и организациям во временное пользование;
- сотрудникам архива в рабочие помещения;
- для проведения работ по улучшению физического состояния документов в рабочую комнату.
Контролирует соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилище; проверяет в установленном порядке состояние возвращаемых документов.
4.9. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.
4.10. Проводит экспертизу ценности принятых в архив документов, готовит к утилизации документы, выделенные к уничтожению.
4.11. Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности документов архивохранилища, готовит предложения по ее совершенствованию.
4.12. В установленном порядке осуществляет подготовку к защите и защиту документов в особый период в случае чрезвычайных ситуаций.
4.13. Принимает участие в подготовке предложений по фондированию документов.
4.14. Оформляет результаты проведения архивных работ, составляет соответствующие акты.
4.15. Ведет учетные документы, составляет паспорт архивохранилища.
4.16. Участвует в подготовке нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и учета архивных документов, внедряет их в практику работы архивохранилища.
4.17. Принимает участие в подготовке и проведении совещаний, семинаров по профильным архивохранилищу направлениям.
5. ВЫДАЧА ДЕЛ ИЗ АРХИВОХРАНИЛИЩА
5.1. Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок:
- до одного месяца - работникам архива;
- до трех месяцев - фондообразователям;
- до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.
Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения Главы администрации Дубенского муниципального района.
5.2. Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов из хранилища.
5.3. Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование и регистрируется в книге выдачи архивных документов из хранилища во временное пользование.
5.4. Описи дел, документов выдаются на срок, не превышающий пяти дней. Выдача описей дел, документов, имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения Главы администрации на срок, как правило, не превышающий один день, и оформляется по аналогии с выдачей подлинных архивных документов.
5.5. В целях контроля за сохранностью архивных документов работник проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с Главой администрации Дубенского муниципального района.
При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работника архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы.
5.6. Архив обязан уведомить пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.7. Работнику архивохранилища предоставляется право:
5.7.1. Требовать от лиц, которым выданы документы во временное пользование, соблюдения правил обеспечения сохранности и возвращения их в установленные сроки в архивохранилище;
5.7.2. Не принимать к исполнению требования без визы Главы администрации Дубенского муниципального района при выдаче документов во временное пользование;
5.7.3. Отказывать в выдаче из архивохранилища подлинных документов, находящихся в плохом физическом состоянии или по другим причинам, предусмотренным нормативными документами;
5.7.4. Ставить перед Главой администрации Дубенского муниципального района вопрос о целесообразности приема на муниципальное хранение документов, состояние и обработка которых не отвечает установленным требованиям.
5.7.5. Вносить на рассмотрение предложения по совершенствованию режимов и организации хранения и учета документов, проведения их специальной обработки.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВОХРАНИЛИЩА
6.1. Ответственность за работу архивохранилища несет работник, назначаемый Главой администрации Дубенского муниципального района.
6.2. Работник, ответственный за архивохранилище, организует работу архивохранилища и несет персональную ответственность за обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище, выполнение других возложенных на архивохранилище задач.
6.3. Прием-передача документов при смене ответственного за архивохранилище оформляется актом приема-передачи документов.
6.4. Работник архивохранилища осуществляет свою деятельность на основе плана работы.
6.5. Обязанности работника, ответственного за архивохранилище, определяются должностной инструкцией.
------------------------------------------------------------------