Постановление Администрации Торбеевского муниципального района Республики Мордовия от 17.01.2013 N 21 "Об утверждении Порядка учета архивных документов, Положения об архивохранилище и Схемы учета архивных документов в отделе муниципального архива администрации Торбеевского муниципального района Республики Мордовия"
АДМИНИСТРАЦИЯ ТОРБЕЕВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 17 января 2013 г. № 21
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА УЧЕТА АРХИВНЫХ
ДОКУМЕНТОВ, ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВОХРАНИЛИЩЕ
И СХЕМЫ УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОТДЕЛЕ
МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА АДМИНИСТРАЦИИ ТОРБЕЕВСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
Для приведения учета архивных документов в соответствие с "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, руководствуясь Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и Законом Республики Мордовия от 07.02.2005 № 10-З "Об архивном деле Республики Мордовия", постановляю:
1. Утвердить:
1.1. Порядок учета архивных документов в отделе муниципального архива администрации Торбеевского муниципального района Республики Мордовия (Приложение № 1).
1.2. Положение об архивохранилище администрации Торбеевского муниципального района Республики Мордовия (Приложение № 2).
1.3. Схему учета архивных документов в отделе муниципального архива администрации Торбеевского муниципального района Республики Мордовия (Приложение № 3).
2. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на управляющего делами администрации Торбеевского муниципального района Е.Ю.Игонькину.
Глава администрации
Торбеевского муниципального района
Республики Мордовия
И.Т.ШУМКИН
Приложение № 1
к постановлению администрации
Торбеевского муниципального района
от 17 января 2013 г. № 21
ПОРЯДОК
УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОТДЕЛЕ
МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА АДМИНИСТРАЦИИ ТОРБЕЕВСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
В отделе муниципального архива (далее - архив) ведутся основные (обязательные) учетные документы.
В состав основных (обязательных) учетных документов входят:
- книга учета поступлений документов для учета каждого поступления документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение, состояния их описания;
- список фондов для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;
- лист фонда для учета в границах архивного фонда количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, изменений по каждой описи и архивному фонду, фиксации изменений в названии фонда;
- лист учета аудиовизуальных документов для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений;
- опись дел для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись;
- реестр описей для регистрации описей дел, учета их количества и состава;
- дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и архивного фонда, ведется на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию;
- лист-заверитель дела для учета количества листов в деле.
В архиве также составляются документы централизованного государственного учета:
- паспорт архива для отражения состояния архива на 01.01. каждого года;
- карточка фонда;
- сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01. каждого года.
1. Учет поступления документов
Документы поступают на хранение в архив на основании:
акта приема-передачи документов на хранение;
акта приема на хранение документов личного происхождения.
Все принятые в архив документы вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждый впервые поступивший в архив фонд записывается в список фондов, на него заполняется лист фонда, карточка фонда, заводится дело фонда. На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета фотодокументов, каждая впервые поступившая опись дел учитывается в реестре описей.
Соответствующие учетные сведения в установленном порядке вносятся также базу данных "Архивный фонд".
1.1. Книга учета поступлений
В книгу учета поступлений документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления документов. Каждое поступление получает один порядковый номер. Нумерация поступлений ведется в валовом порядке.
Если фонд поступает впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступлений после его присвоения по списку фондов. Если поступившие в архив документы являются частью фонда, уже находящегося на хранении, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее.
В графе "Краткая характеристика состояния документов" отмечается, включены ли документы в опись или поступили в архив в необработанном виде, а также состав поступившей документации (управленческая, по личному составу, личного происхождения, фотодокументы и др.).
Ежеквартально, а также на 1 января каждого года подводится итог количества поступивших за квартал, год документов, отдельно указывается количество документов, принятых на временное хранение.
Прием фотодокументов учитывается в книге учета поступлений фотодокументов.
1.2. Список фондов
В список фондов фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив. Не допускается внесение фонда в список фондов до поступления его документов на хранение.
Для учета поступивших фондов используются номера по списку фондов в валовой последовательности.
номер фонда - присваивается в валовой последовательности или используется "свободный номер" - номер архивного фонда, документы которого ранее были выделены к уничтожению или включены в состав ОАФ, и который ранее не использовался.
дата первого поступления - указывается дата, проставленная в акте приема-передачи документов на постоянное хранение;
название фонда - указывается последнее полное и (в скобках) сокращенное название фондообразователя с указанием его подчиненности в рамках периода, за который приняты документы;
отметка о выбытии - заполняется, если фонд полностью выделен к уничтожению, передан в другой архив, вошел в состав ОАФ, утрачен. Указывается причина выбытия, название акта, дата составления акта, номер акта.
Ежегодно на 01.01. к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.
Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются.
Перепечатка списка фондов допускается только с разрешения Республиканской архивной службы. В случае перепечатки в список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех архивных фондов, номера которых занимать запрещается.
1.3 Лист фонда
Лист фонда составляется на каждый архивный фонд и заполняется с учетом следующих основных требований.
В графе "Крайние даты каждого названия фонда" ставится начальная и конечная дата существования организации под каждым названием независимо от наличия в фонде документов за этот период. Если организация продолжает функционировать, конечная дата не проставляется.
Для объединенного архивного фонда указываются даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций-фондообразователей, документы которых включены в состав объединенного архивного фонда.
В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все переименования организации фондообразователя, последнее из которых является названием фонда.
Каждое переименование фондообразователя, включая изменение его подчиненности и местонахождения, пишется с новой строки. Все последующие изменения в названии организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере повторных поступлений документов в архив.
Для объединенных архивных фондов дается обобщенное название фонда. Названия всех организаций, из которых создан объединенный архивный фонд, могут указываться в графе "Название фонда" или в графе "Название описи".
В графе "Дата первого поступления фонда" указывается дата в соответствии с записью в книге учета поступлений документов, для объединенного архивного фонда и архивной коллекции - дата поступления или дата создания их в архиве.
В разделе "Учет неописанных документов" учитываются неописанные документы, поступившие в архив в условных ед. хр., документах или листах.
После составления и утверждения описи, документы снимаются с учета как неописанные и ставятся на учет как описанные, что отражается в соответствующих разделах листа фонда.
В графе "Название описи" указывается название описи (дел постоянного хранения, дел по личному составу, дел личного происхождения, личных дел и т.д.) или приводится краткая характеристика включенных в опись документов. Поступление документов по каждой новой описи (или ее продолжению) фиксируется отдельной записью.
В графе "Наличие (остаток) ед. хр" указывается их количество как по описи, по которой произведена запись, так и по фонду в целом.
Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, вверху которого указывается "Продолжение, фонд N, лист 2", на первом листе делается запись "см. продолжение л. 2". Листы продолжения подкладываются за основными листами.
Листы фондов хранятся в несгораемом шкафу в папке в порядке номеров архивных фондов.
1.4. Лист учета аудиовизуальных документов
Лист учета аудиовизуальных документов составляется при нефондовой организации фотодокументов.
Порядок нумерации и хранения листов учета аудиовизуальных документов аналогичен порядку нумерации и хранения листов фондов.
1.5. Опись дел
На каждый фонд в муниципальном архиве должна быть составлена опись дел в 3-х экземплярах (полном комплекте). Первый экземпляр описи является страховым.
Каждому делу в описи присваивается порядковый номер, под которым оно учитывается.
В случае выбытия дела в графе "Примечания" проставляется отметка "выбыло" (кроме дел, выданных во временное пользование).
В конце описи обязательно составляется итоговая запись, где цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, а также имеющиеся пропуски NN, дела, имеющие литерные номера, выбывшие или непринятые дела.
После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись.
Описи должны храниться в несгораемых шкафах по порядку номеров фондов, а в пределах фонда - по порядку номеров описи.
Если опись дел пересоставлена в процессе переработки, усовершенствования, то один экземпляр ранее действовавшей описи включается во вновь составленную опись за последним учетным номером, остальные экземпляры выделяются к уничтожению.
Управленческая документация, научно-техническая документация, документы по личному составу, личные дела, похозяйственные книги, фотодокументы учитываются, как правило, по отдельным описям.
1.6. Реестр описей
Каждой новой описи дел присваивается очередной порядковый номер по реестру описей. На обложке описи в левом верхнем углу проставляется ее номер по реестру.
В случае выбытия описи в графе "Примечания" проставляется отметка "выбыла" и дата выбытия.
Ежегодно на 1 января наступающего года в реестре описей составляется итоговая запись о количестве поступивших и выбывших в течение года описей и об их общем количестве.
1.7. Дело фонда
Делу фонда присваивается номер фонда, на который оно заведено. В дело фонда включаются: историческая справка, акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, и т.п.
Дела фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, включаются в его дело фонда.
Документы дела фонда должны быть пронумерованы, подшиты, заключены в твердую обложку.
Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.
1.8 Лист-заверитель
Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле. Сам лист-заверитель не нумеруется и не учитывается в количестве листов.
Лист-заверитель должен быть подшит в каждом деле. При отсутствии специального бланка в дело подшивается чистый лист, на котором делаются соответствующие записи.
1.9. Паспорт муниципального архива
Паспорт архива является документом централизованного государственного учета, отражает состав, состояние, объем и условия хранения документов по состоянию на 1 января наступающего года. Паспорт архива составляется ежегодно в 2-х экз., один из которых представляется в Республиканскую архивную службу, другой хранится постоянно в муниципальном архиве. К паспорту архива в обязательном порядке составляется пояснительная записка.
1.10. Карточка фонда
Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на новый фонд составляется карточка фонда. Карточка фонда заполняется на основании листа фонда.
Карточки на впервые поступившие фонды ежегодно вместе с годовым отчетом представляются в Республиканскую архивную службу.
1.11. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов
Архив ежегодно вместе с годовым отчетом представляет в Республиканскую архивную службу сведения об изменениях в составе и объеме фондов.
Сведения составляются на основании данных листов фондов.
К Сведениям составляется итоговая запись по состоянию на 01.01. наступающего года. Итоговая запись должна соответствовать данным списка фондов и паспорта муниципального архива.
2. Внесение изменений в учетные документы архива
Изменения в учетные документы могут вноситься на основании актов
- приема-передачи документов,
- описания документов, переработки описей,
- о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,
- о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны,
- об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д.,
- о технических ошибках в учетных документах,
- проверки наличия и состояния дел (при условии завершения сплошной проверки).
Изменения в учетные документы должны вноситься оперативно, сразу после составления и утверждения соответствующего акта.
Оформление первичного и повторного приема дел в архив в учетных документах показано в графических схемах 1 и 2.
В случае изменений в составе и объеме фондов, вызванных переработкой описей, выделением к уничтожению документов, необнаружением документов, пути розыска которых исчерпаны, техническими ошибками в учетных документах, учетные документы заполняются по графической схеме 3.
В случае переработки, усовершенствования описей изменения вносятся также в реестр описей.
В случае обнаружения документов, не относящихся к данному фонду, изменения вносятся в лист, карточку фонда и БД "Архивный фонд" по тому фонду, откуда изымаются непрофильные документы, и по тому фонду, в который поступают обнаруженные документы. Также по двум фондам делаются записи в Сведениях об изменениях в составе и объеме фондов.
Акт об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, составляется в 2-х экземплярах, которые подшиваются в дело фонда, откуда изымаются документы, и в дело фонда, куда поступают документы.
Приложение № 2
к постановлению администрации
Торбеевского муниципального района
от 17 января 2013 г. № 21
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВОХРАНИЛИЩЕ АДМИНИСТРАЦИИ ТОРБЕЕВСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Архивохранилище входит в состав отдела муниципального архива администрации Торбеевского муниципального района Республики Мордовия для обособленного хранения документов и проведению работ по обеспечению их сохранности.
1.2. Архивохранилище имеет 1 изолированное помещения, отвечающее требованиям сохранности документов.
1.3. Архивохранилище в своей деятельности руководствуется Конституциями Российской Федерации и Республики Мордовия, архивным законодательством Российской Федерации и Республики Мордовия, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации и Главы Республики Мордовия, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации и Республики Мордовия, приказами и указаниями Федерального архивного агентства, Республиканской архивной службы Республики Мордовия, положением об отделе муниципального архива, а также постановлениями и распоряжениями администрации Торбеевского муниципального района Республики Мордовия и настоящим положением.
2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ
В архивохранилище хранятся документы фондов:
- отделов исполкома райсовета, исполкомов сельских Советов, колхозов, совхозов, профсоюзных организаций, администраций райсовета и сельских поселений и др.;
- архивные документы, поступившие от физических лиц (фонды личного происхождения);
- фотодокументы.
3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
Основными задачами архивохранилища являются:
3.1. Хранение и обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище.
3.2. Прием на постоянное хранение документов профиля муниципального архива.
3.3. Учет документов архивохранилища.
3.4. Выдача в установленном порядке из архивохранилища документов для использования, усовершенствования научно-справочного аппарата; контроль за движением фондов и дел.
4. ФУНКЦИИ
Работник, ответственный за архивохранилище в соответствии с возложенными на него задачами:
4.1. Осуществляет обособленное хранение:
- документов на различных носителях.
4.2. Обеспечивает рациональное размещение, топографирование документов.
4.3. Обеспечивает соблюдение нормативных режимов документов:
4.3.1. Контролирует и поддерживает противопожарный режим в помещениях архивохранилища;
4.3.2. Обеспечивает соблюдение правил изоляции, опечатывания помещений и документов, а также доступа в архивохранилище лиц, имеющих на это право, определенное инструкцией о порядке доступа и режиме хранения документов;
4.3.3. Контролирует и поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов;
4.3.4. Обеспечивает соблюдение санитарно-гигиенического режима, проводит санитарные дни.
4.4. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.
4.5. Проводит работу по оценке физического состояния документов, выявляет и ведет учет документов, имеющих дефекты носителя и текста.
4.6. Принимает меры по улучшению физического состояния документов:
4.6.1. Готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного выполнения указанных работ, для включения в план работы отдела муниципального архива администрации Торбеевского муниципального района;
4.6.2. При необходимости осуществляет имеющимися в архивохранилище средствами ремонт и подшивку документов; проводит шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформлению ярлыков, обложек и другие работы.
4.7. В установленном порядке принимает на хранение документы, контролирует физическое состояние и качество технической обработки принимаемых документов.
4.8. В установленном порядке выдает документы:
- учреждениям и организациям во временное пользование;
- сотрудникам архива в рабочие помещения;
- для проведения работ по улучшению физического состояния документов в рабочую комнату.
Контролирует соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилище; проверяет в установленном порядке состояние возвращаемых документов.
4.9. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.
4.10. Проводит экспертизу ценности принятых в архив документов, готовит к утилизации документы, выделенные к уничтожению.
4.11. Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности документов архивохранилища, готовит предложения по ее совершенствованию.
4.12. В установленном порядке осуществляет подготовку к защите и защиту документов в особый период в случае чрезвычайных ситуаций.
4.13. Принимает участие в подготовке предложений по фондированию документов.
4.14. Оформляет результаты проведения архивных работ, составляет соответствующие акты.
4.15. Ведет учетные документы, составляет паспорт архивохранилища.
4.16. Участвует в подготовке нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и учета архивных документов, внедряет их в практику работы архивохранилища.
4.17. Принимает участие в подготовке и проведении совещаний, семинаров по профильным архивохранилищу направлениям.
5. ВЫДАЧА ДЕЛ ИЗ АРХИВОХРАНИЛИЩА
5.1. Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок:
- до одного месяца - работникам архива;
- до трех месяцев - фондообразователям;
- до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.
Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения Главы администрации Торбеевского муниципального района.
5.2. Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов из хранилища.
5.3. Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование и регистрируется в книге выдачи архивных документов из хранилища во временное пользование.
5.4. Описи дел, документов выдаются на срок, не превышающий пяти дней. Выдача описей дел, документов, имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения Главы администрации на срок, как правило, не превышающий один день, и оформляется по аналогии с выдачей подлинных архивных документов.
5.5. В целях контроля за сохранностью архивных документов работник проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с Главой администрации Торбеевского муниципального района.
При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работника архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы.
5.6. Архив обязан уведомить пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.7. Работнику архивохранилища предоставляется право:
5.7.1. Требовать от лиц, которым выданы документы во временное пользование, соблюдения правил обеспечения сохранности и возвращения их в установленные сроки в архивохранилище;
5.7.2. Не принимать к исполнению требования без визы Главы администрации Торбеевского муниципального района при выдаче документов во временное пользование;
5.7.3. Отказывать в выдаче из архивохранилища подлинных документов, находящихся в плохом физическом состоянии или по другим причинам, предусмотренным нормативными документами;
5.7.4. Ставить перед Главой администрации Торбеевского муниципального района вопрос о целесообразности приема на муниципальное хранение документов, состояние и обработка которых не отвечает установленным требованиям.
5.7.5. Вносить на рассмотрение предложения по совершенствованию режимов и организации хранения и учета документов, проведения их специальной обработки.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВОХРАНИЛИЩА
6.1. Ответственность за работу архивохранилища несет работник, назначаемый Главой администрации Торбеевского муниципального района.
6.2. Работник, ответственный за архивохранилище, организует работу архивохранилища и несет персональную ответственность за обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище, выполнение других возложенных на архивохранилище задач.
6.3. Прием-передача документов при смене ответственного за архивохранилище оформляется актом приема-передачи документов.
6.4. работник архивохранилища осуществляет свою деятельность на основе плана работы.
6.5. Обязанности работника, ответственного за архивохранилище, определяются должностной инструкцией.
Приложение № 3
к постановлению администрации
Торбеевского муниципального района
от 17 января 2013 г. № 21
СХЕМА
УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОТДЕЛЕ
МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА АДМИНИСТРАЦИИ ТОРБЕЕВСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
1. Схема учета впервые поступившего фонда
Акт присвоение внесение внесение записи составление
приема- > № фонда > записи в > в сведения об > листа
передачи по списку книгу учета изменениях в составе фонда
фондов поступлений и объеме фондов
составление внесение заполнение проставление в акте акт
карточки записи БД "Архивный приема-передачи подшивается
фонда > в реестр > фонд" > отметки о внесении > в дело
описей изменений во все фонда
учетные документы
2. Схема учета повторного поступления документов фонда
Акт внесение внесение записи в внесение внесение
приема- > записи в > сведения об изменениях в > записи > записи
передачи книгу учета составе и объеме фондов в лист в карточку
поступлений фонда фонда
внесение записи в проставление в акте приема- акт подшивается
БД "Архивный > передачи отметки о внесении > в дело фонда
фонд" изменений во все учетные документы
3. Схема учета изменений в составе и объеме
фондов по результатам внутриархивных работ
Соответствующий Лист Карточка Сведения БД Проставление Акт
акт фонда фонда об "Архивный в акте подшивается
изменениях фонд" отметки о в дело
> > > в составе > > внесении > фонда
и объеме изменений во
фондов все учетные
документы
------------------------------------------------------------------